消防檔案管理制度特點
突出的依據(jù)憑證性
依據(jù)憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場經(jīng)濟體制下，合同檔案是維護當事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經(jīng)營者、管理部門以及檔案工作者的重視。
形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高
合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。
在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，原因正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權(quán)益受到損害。
消防檔案管理制度要求
1. 建立原始信息收集制度
一切與組織活動有關(guān)的信息，都應準確毫無遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專人或設(shè)立專門的機構(gòu)從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數(shù)據(jù)的人，要給予必要的處罰。
2. 規(guī)定信息渠道
在信息管理中，要明確規(guī)定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規(guī)定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織內(nèi)部進行合理地分工，避免重復采集和收集信息。
3. 提高信息的利用率
信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構(gòu)和提高信息工作人員的業(yè)務水平，健全信息管理體系，通過專門的訓練，使信息工作人員具有識別信息的能力。同時，必須重視用科學的定量分析方法，從大量數(shù)據(jù)中找出規(guī)律，提高科學管理水平，使信息充分發(fā)揮作用。
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